Prvi korak za ostvarivanje Erasmus+ mobilnosti je prijava na natječaj za Erasmus+ studentsku mobilnost. Sveučilište u Osijeku dva puta godišnje objavljuje natječaje za studentsku mobilnosti (jednom u ožujku/travnju i jednom u rujnu/listopadu).
ORGANIZACIJA MOBILNOSTI U SVRHU STUDIJSKOG BORAVKA
NOMINACIJE
Nakon prolaska na natječaju, Sveučilište u Osijeku nominirat će studenta na inozemno sveučilište koje je naveo u prijavi na natječaj. Ako nominacija bude prihvaćena, inozemno sveučilište studentu šalje informacije o postupku prijave (application process). Prijave studenti odrađuju sami. Kod odabira sveučilišta najvažnija je kompatibilnost kolegija na matičnom fakultetu i fakultetu na koji planirate ići! Svako sveučilište ima svoja pravila i postupke te potvrđivanje nominacija može trajati i do mjesec dana. Svakako treba paziti na rokove za prijavu (svako sveučilište ima svoje rokove). O rezultatima prijave studente će obavijestiti inozemno sveučilište. Nominacije su u slučaju studijskog boravka obvezne i bez prethodno poslane nominacije studenti ne mogu slati prijavu na strano sveučilište. Nominacije za zimski semestar šalju se u 3. i 4. mjesecu, a nominacije za ljetne semestre šalju se u 9. i 10. mjesecu. Nominacije uvijek šalje koordinator iz Ureda za međunarodnu suradnju, nitko drugi!
Ako ste kao 1. izbor u prijavi naveli sveučilište s kojim nemamo potpisan bilateralni ugovor, moramo prvo potpisati ugovor kako bi vaša nominacija bila prihvaćena. U ovakvim slučajevima se može dogoditi da inozemno sveučilište ne želi potpisati ugovor s nama pa stoga imajte na umu i rezervnu varijantu za mobilnost.
Nakon što vas inozemno sveučilište prihvati za mobilnost poslat će vam pozivno pismo (kopiju trebate dostaviti nama zajedno s ostalim dokumentima za sastavljanje ugovora za financiranje).
U dogovoru s koordinatorima i profesorima kolegija koje taj semestar slušate dogovarate vaše obveze i mogućnosti tijekom boravka na mobilnosti, zajedno tražite kolegije koje će te slušati na stranom sveučilištu i koji će vam se priznati kad se vratite s mobilnosti te ih upisujete u Learning Agreement.
VIZA za odlazak u inozemstvo – potrebno ju je izvaditi za odlazak u zemlje koje nisu članice Europske unije (Makedonija, Turska) za mobilnosti koje traju dulje od 90 dana.
POPUNJAVANJE LEARNING AGREEMENTA:
Learning Agreement popunjavate online: https://www.learning-agreement.eu! (login ide preko MyAcademicID s AAI@EduHr korisničkim imenom i lozinkom).
– Na početku popunjavanja dokumenta, prvo odabirete vrstu mobilnosti na koju idete (dugoročnu ili kratkoročnu ili za doktorande)!
– Learning Agreement dokument popunjavate vi uz pomoć koordinatora na fakultetima i uz pomoć profesora koji vam odobravaju kolegije koje ste odabrali; ne potpisujemo ga mi iz ureda jer mi nismo upućeni u vaše studijske programe! (Responsible person at the sending institution je koordinator na vašem fakultetu, a responsible person at the receiving institution je koordinator na inozemnom fakultetu te vam oni potpisuju Learning Agreement – njihova imena i kontakte stavljate pod te kategorije prilikom popunjavanja dokumenta).
– S obzirom na to da vam LA trebaju pregledati koordinatori i da se treba sa svakim profesorom zasebno dogovoriti oko toga hoće li vam se priznati kolegij koji slušate na inozemnoj instituciji, LA je potrebno poslati ranije koordinatorima (ne zadnji dan) kako bi se dokument stigao pregledati i potpisati!
– Potrebno je popuniti cijeli dio Before the mobility u Learning Agreementu i imati tri potpisa. Obavezan je dio „Recognition at the Sending Institution“ (Table B) kako bi se navelo koji kolegiji će vam biti priznati na matičnom fakultetu. U Table A se upisuju informacije o kolegijima koje će te slušati na stranom sveučilištu, a u Table B se upisuju podaci o kolegijima koji će vam se priznati na matičnom sveučilištu kao položeni kad se vratite s mobilnosti. Obavezno je navesti i akademsku godinu u kojoj odrađujete mobilnost te kod kolegija zajedno s njegovim nazivom.
– Prilikom odabira kolegija na stranom sveučilištu, potrebno je posavjetovati se s vašim profesorima na fakultetu kako bi vidjeli hoće li vam se kolegij koji položite na stranom sveučilištu priznati kao obvezan ili dopunski.
– U slučaju pitanja oko administrativnog dijela popunjavanja Learning Agreementa možete se javiti nama u ured, a u slučaju pitanja vezanih uz kolegije i priznavanje kolegija javljate se koordinatorima na fakultetu.
DOKUMENTI POTREBNI ZA SASTAVLJANJE UGOVORA ZA FINANCIRANJE:
Za sve one koji planiraju ići na zimski semestar koji počinje početkom rujna – imajte na umu da su od kraja sedmog pa do kraja osmog mjeseca godišnji odmori tako da na vrijeme pripremite dokumente i pošaljete ih do sredine sedmog mjeseca kako bi se stigao napraviti ugovor za financiranje.
Ukratko, potrebno nam je dostaviti pozivno pismo, Learning Agreement for Studies s navedenim točnim datumima boravka na mobilnosti (ako točne datume ne navedete u Learning Agreementu, navedite ih u mailu kojim šaljete sve potrebne dokumente za sastavljanje ugovora), IBAN žiro računa te kopiju EKZO kartice (europske zdravstvene kartice). Ako koristite naknadu za zeleno putovanje, potrebno je osobno dostaviti original potpisanu izjavu o časti (a račune od putovanja dostavljate nakon mobilnosti!). Sve to dostavljate na: jplesa@unios.hr.
U slučaju da idete u državu u kojoj EKZO kartica ne vrijedi (Turska, Sjeverna Makedonija), potrebno je u Zavodu za zdravstveno osiguranje provjeriti ima li Republika Hrvatska potpisan sporazum o socijalnom/zdravstvenom osiguranju s tom državom i podići obrazac na svoje ime za razdoblje trajanja mobilnosti.
NAPOMENA: EKZO kartice vežu se uz akademsku godinu i vrijede do 30.09., odnosno do kraja akademske godine. U slučaju da idete na mobilnost na zimski semestar, meni će te slati tu karticu koja vrijedi do 30.09. pa će te odmah po isteku te kartice zatražiti novu (ako ste već otišli u inozemstvo, možete zatražiti preko e-građanina te zamoliti nekog od obitelji ili prijatelja da vam pošalje poštom novu karticu) te mi ju obavezno poslati mailom skeniranu čim ju dobijete.
Na temelju tih dokumenata mi ćemo vam napraviti ugovor za dodjelu financijskih sredstava iz Erasmus+ programa. Novac se isplaćuje u dvije rate – 80% prije početka mobilnosti (nakon što potpišete ugovor s nama) i 20% nakon povratka s mobilnosti i odobravanja završnog izvješća.
Dok ste na mobilnosti morate imati važeće zdravstveno osiguranje (za zemlje EU-a to je EKZO kartica)!
Na mobilnost ne možete ići dok s nama ne potpišete ugovor za dodjelu financijskih sredstava!
Podatke i dokumente potrebne za sastavljanje ugovora potrebno je poslati MJESEC DANA prije samog početka mobilnosti! Dokumenti se ne šalju nekoliko dana prije mobilnosti!
ORGANIZACIJA MOBILNOSTI U SVRHU STRUČNE PRAKSE
Studenti kojima su odobrene prijave za stručnu praksu trebaju sami ili u dogovoru s Erasmus+ koordinatorom na matičnom Fakultetu/Odjelu pronaći i kontaktirati prihvatnu ustanovu u inozemstvu te dogovoriti detalje oko realizacije stručne prakse. Praksa mora trajati najmanje 2 mjeseca.
Poslodavac za praksu/mjesto za praksu može biti drugačije od onoga što ste naveli u prijavi na natječaj, a razdoblje realizacije mobilnosti i trajanje mobilnosti se također može mijenjati u odnosu na ono navedeno u prijavi.
U slučaju da vas institucija u koju odlazite na praksu plaća za vaš rad, ne smiju vas plaćati sredstvima Europske unije! Također, na praksu nije moguće ići u institucije Europske unije i njihove agencije (popis agencija nalazi se na poveznici: https://european-union.europa.eu/institutions-law-budget/institutions-and-bodies/institutions-and-bodies-profiles_en)
U slučaju da tvrtka u kojoj obavljate praksu nema pečat, potrebno je dostaviti potvrdu iz sudskog registra o postojanju tvrtke!
Stručna praksa može se odraditi najkasnije 12 mjeseci od diplomiranja, ako projekt unutar kojeg se vaša mobilnost financira traje toliko dugo.
VIZA za odlazak u inozemstvo – potrebno ju je izvaditi za odlazak u zemlje koje nisu članice Europske unije (Makedonija, Turska) za mobilnosti koje traju dulje od 90 dana.
POPUNJAVANJE LEARNING AGREEMENTA:
Learning Agreement možete popunjavati u word dokumentu dostupnom na stranici natječaja na koji ste se prijavili (www.unios.hr).
– Dokument se uvijek nalazi na stranici natječaja na koji ste se prijavljivali zajedno s uputama o popunjavanju; potrebno je dobro pročitati i popuniti sve što se odnosi na dio Before the mobility. Imajte na umu da vam mi (sending institution) ne pružamo ni osiguranje od nezgode (accident insurance) ni osiguranje od odgovornosti (liability insurance) te je tako potrebno i označiti u dokumentu, ako već nije označeno. Ostale dijelove popunjavate sukladno tome jeste li nedavno diplomirali, je li vam praksa dio studijskog programa ili je van studijskog programa; one dijelove na kojima piše da popunjava receiving institution trebate poslati prihvatnoj instituciji na popunjavanje i konačno na potpisivanje.
– Na prvoj stranici potrebno je navesti satnicu od minimalno 40 sati tjedno. Potrebno je navesti točne datume boravka na praksi (ako točne datume ne navedete u Learning Agreementu, navedite ih u mailu kojim šaljete sve potrebne dokumente za sastavljanje ugovora).
– U gornjem desnom kutu obavezno je navesti akademsku godinu u kojoj odrađujete mobilnost!
– Ako tijekom prakse razvijate digitalne vještine (rad na računalu i sl.) obavezno označiti traineeship in digital skills!
– Napomena: pod kategorijom izdavanja Europass Mobility dokumenta uvijek stavljate ne jer vam sveučilište to neće izdavati. Za upite oko administrativnog dijela Learning Agreementa slobodno kontaktirajte nas, a za one dijelove u kojima se opisuje što će te odrađivati na praksi te hoćete li dobiti ECTS bodove za nju morate kontaktirati Erasmus+ koordinatora na vašem fakultetu. Na Learning Agreement dokumentu moraju biti tri potpisa – vaš, potpis osobe koja je odgovorna za vas na prihvatnoj instituciji te potpis Erasmus+ koordinatora na vašem fakultetu.
DOKUMENTI POTREBNI ZA SASTAVLJANJE UGOVORA ZA FINANCIRANJE:
Za sve one koji planiraju ići preko ljeta na praksu – imajte na umu da su od kraja sedmog pa do kraja osmog mjeseca godišnji odmori tako da na vrijeme pripremite dokumente i pošaljete ih do sredine sedmog mjeseca kako bi se stigao napraviti ugovor za financiranje.
Kada pronađete mjesto za praksu, potrebno je na mail jplesa@unios.hr poslati popunjen i potpisan Learning agreement for Traineeships. Uz to, potrebno je poslati i IBAN žiro računa (natipkan u mailu uz ime banke), kopiju EKZO kartice (europske zdravstvene kartice), osiguranje od odgovornosti i osiguranje od nezgode (ovo tijekom boravka na praksi morate imati, a ako vam poslodavac to neće osigurati onda morate uzeti u nekoj od osiguravajućih kuća – jedno osiguranje košta oko 30 eura, nije potrebno uzimati neka skuplja), pozivno pismo (dokument u kojem inozemna institucija navodi da vas poziva na obavljanje stručne prakse kod njih, odnosno navodi da će te obavljati stručnu praksu kod njih) te OBAVEZNO u mailu navesti točne datume boravka na mobilnosti. Ako koristite naknadu za zeleno putovanje, potrebno je osobno dostaviti original potpisanu izjavu o časti (a račune od putovanja dostavljate nakon mobilnosti!).
U slučaju da idete u državu u kojoj EKZO kartica ne vrijedi (Turska, Sjeverna Makedonija), potrebno je u Zavodu za zdravstveno osiguranje provjeriti ima li Republika Hrvatska potpisan sporazum o socijalnom/zdravstvenom osiguranju s tom državom i podići obrazac na svoje ime za razdoblje trajanja mobilnosti.
NAPOMENA: EKZO kartice vežu se uz akademsku godinu i vrijede do 30.09., odnosno do kraja akademske godine. U slučaju da idete na mobilnost tijekom zimskog semestra, meni će te slati tu karticu koja vrijedi do 30.09. pa će te odmah po isteku te kartice zatražiti novu (ako ste već otišli u inozemstvo, možete zatražiti preko e-građanina te zamoliti nekog od obitelji ili prijatelja da vam pošalje poštom novu karticu) te mi ju obavezno poslati mailom skeniranu čim ju dobijete.
Na temelju tih dokumenata mi ćemo vam napraviti ugovor za dodjelu financijskih sredstava iz Erasmus+ programa. Novac se isplaćuje u dvije rate – 80% prije početka mobilnosti (nakon što potpišete ugovor s nama) i 20% nakon povratka s mobilnosti i odobravanja završnog izvješća.
Dok ste na mobilnosti morate imati važeće zdravstveno osiguranje (za zemlje EU-a to je EKZO kartica) te osiguranje od ozljeda i od odgovornosti.
Na mobilnost ne možete ići dok s nama ne potpišete ugovor za dodjelu financijskih sredstava!
Podatke i dokumente potrebne za sastavljanje ugovora potrebno je poslati MJESEC DANA prije samog početka mobilnosti! Dokumenti se ne šalju nekoliko dana prije mobilnosti!
KRATKOROČNE MOBILNOSTI
Za organizaciju kratkoročnih mobilnosti primjenjuju se ista pravila kao i za dugoročne. Studenti si nakon prolaska na natječaju sami moraju dogovoriti mobilnost (ne šalju se nominacije). Svi detalji oko uvjeta realizacije kratkoročnih mobilnosti i broja odobrenih kratkoročnih mobilnosti nalaze se na stranici svakog objavljenog natječaja!
